比方说，倘若单位要进行一次职工个人信息登记普查活动，按常规单位事先应该把信息登记表格准备好，再依次邀请职工进行现场登记，现在大家只要通过虚拟邮件发送功能，就能轻松让职工做在自己的计算机前完成这项登记工作了： 

    1、单位首先必须应该通过Word XP程序制作好职工个人信息登记表，接着将该表格文档作为电子邮件的附件以Word的DOC格式来保存起来。  

    2、随后在弹出的职工个人信息登记表界面中，用鼠标依次单击“文件”/“发送”/“传送收件人”命令，并在随后打开的对话框中选择好传送文档的收件人，收件人可以在通讯簿中选择，也可以在个人通讯组列表中选择，甚至还允许大家自行添加。  

    3、一旦确定好文档的接受人后，单击“确定”按钮返回到“传送名单”对话框，并在该对话框中通过更改列表中收件人姓名的前后顺序，可以改变收件人接收传送文档的顺序。只需要先选定列表中需上移或下移的收件人姓名，然后单击相应的移动箭头按钮即可；为了能让职工清楚此次文档传送的目的，大家还可以在该对话框中设定好邮件的发送主题和消息正文，职工在收到文档后，就能知道该如何处理文档了。  

    4、完成上面的任务后，大家只要再单击“文件”/“发送”菜单，并执行该菜单项下面的“下一传送收件人”命令，Word XP程序就会自动启动系统中的默认邮件程序来将当前打开的文档以附件的形式，传送给事先设定好的传送名单中的第一位接受人。

    5、第一位职工在接受到文档内容后，打开附件中的表格，并按照事先指定要求来填写好表格后，再重新进行保存，接着按照上面的步骤依次发送给每位收件人。当所有收件人都在该邮件中填写完各自的信息后，表格将自动发还给单位的原始发送者，然后单位根据反馈回来的表格信息就能实现普查职工个人信息的目的了。